1- Determinar a pauta da reunião antecipadamente e mantenha o foco nos itens pautados.

Não queremos que você perca tempo e saia do foco da reunião, por isso é importante ter uma lista de assuntos em mãos para guiar o encontro. Além disso, previamente pense em quanto tempo será necessário para cada tópico ser discutido, evitando assim que temas sem importância tomem conta da conversa. Ah! E não se esqueça de compartilhar a pauta com os demais membros do conselho antes da reunião. Dessa forma, todos estarão cientes dos assuntos a serem abordados e poderão se preparar com antecedência.

2- Foque apenas nos assuntos que constam na Agenda

Tenho uma dica super útil para te ajudar a organizar as pautas das suas reuniões de forma inteligente. Que tal começar pelos assuntos mais complexos e deixar os mais fáceis para o final? Assim, se o tempo ficar curto, nada muito importante ficará de fora da conversa. Mas lembre-se de sempre ter em mente um objetivo claro para cada ponto da agenda. Não adianta debater sem direção, não é mesmo? E se quiser garantir que todos estejam na mesma página, que tal enviar a lista de assuntos para todos antes da reunião? Isso pode ajudar a manter todo mundo focado e engajado desde o começo.

3- Não utilize o celular

Que tal encontrar um cantinho tranquilo para a reunião do condomínio? Pode ser uma sala comum ou até mesmo o apartamento de um dos conselheiros. O importante é evitar distrações desnecessárias, como barulhos e presença de pessoas que não fazem parte da reunião. Ah, e não se esqueça de pedir para todos colocarem seus celulares no modo silencioso logo no começo da reunião.
 
Caso a reunião seja online, é legal que os conselheiros liguem suas câmeras para deixar o encontro mais pessoal e acolhedor. Mas cuidado com ruídos externos! Abra o microfone apenas quando for sua vez de falar para evitar interferências. Com essas dicas simples, sua reunião será mais produtiva e agradável para todos.

4- Seja prático e Direto

Sabemos que o ritmo do dia a dia pode ser bem agitado, não é mesmo? Por isso, se você precisar fazer uma reunião, procure torná-la bem objetiva e sem perder tempo. Peça a colaboração dos participantes para evitar conversas paralelas e peça também para que todos sejam breves e claros ao expor suas ideias. Isso vai ajudar a ter um encontro mais produtivo e eficiente. Ah, e lembre-se de que é importante ouvir todas as opiniões para tomar as melhores decisões juntos!

5- Convide todos os Conselheiros a participar da reunião

Uma reunião positiva é aquela que permite a troca de ideias, a ampliação dos horizontes e o respeito pela diversidade de opiniões. Afinal, é no diálogo aberto e franco que encontramos novos caminhos e soluções criativas. E para isso, precisamos da participação ativa de todos os envolvidos. Então, vamos incentivar nossos conselheiros a expressarem suas ideias sem medo ou receio! Pois assim, teremos uma reunião mais enriquecedora e proveitosa para todos.

6- Esteja em alerta do que deve acontecer no futuro

Se você está se preparando para a próxima reunião de conselho do condomínio, aqui vai uma dica amigável: não se esqueça de definir um prazo para cumprir tudo o que for deliberado e discutir sobre os próximos passos. Afinal, é importante garantir que as decisões tomadas na reunião sejam efetivamente colocadas em prática e que todos estejam alinhados quanto aos próximos planos para o condomínio.

7- Catalogue tudo em Ata

Que tal fazer uma anotação de tudo o que for conversado em uma reunião, incluindo as decisões tomadas? Isso pode evitar qualquer desentendimento no futuro! Além disso, é uma ótima maneira de acompanhar o desenvolvimento do que foi discutido e decidido na reunião. Não se esqueça de compartilhar a ata com todos os membros do conselho e com o síndico, seja por meio digital ou impresso. Vamos manter todos informados e atualizados juntos!