12 Dicas para um Desempenho Eficiente dos Síndicos
Os síndicos, especialmente aqueles que também moram no condomínio, enfrentam diariamente desafios para gerir o local de forma eficiente. Todas as tarefas administrativas, vistorias e manutenções requerem tempo e estabilidade emocional para serem realizadas com sucesso. Dessa forma, é importante destacar que cuidar da produtividade na gestão do condomínio é fundamental para obter êxitos duradouros.
Portanto, este artigo busca oferecer dicas práticas para os síndicos conseguirem realizar suas tarefas de maneira mais eficiente. Antes de mais nada, é importante montar uma rotina de trabalho bem definida. Além disso, tente priorizar os assuntos a serem tratados primeiro para não se sobrecarregar com as demandas do cotidiano. Outra dica muito útil é criar um plano de ação a curto prazo planejando todas as atividades que precisam ser feitas nos próximos meses.
Fique sempre alerta às suas principais responsabilidades no cargo e evite aceitar qualquer tarefa que possa acabar causando cansaço ou estresse demasiado alto.
Vamos falar do Síndico Morador – Aquele que tem 2 papéis dentro do Condomínio:
Enquanto o síndico morador é aquele que já tem residência no condomínio e é responsável por sua gestão, o síndico profissional presta serviços especializados para desempenhar essa mesma função, mas com mais eficiência e qualidade e tendo um salário para isso. Em comparação ao síndico profissional, o morador carrega mais detalhes de trabalho interno do condomínio: preocupações estratégicas, tarefas administrativas, serviços técnicos, obrigações operacionais e regras comportamentais precisam ser seguidas durante toda sua gestão. É preciso ter uma quantidade considerável de aliados para aumentar a produtividade do síndico durante seu trabalho, mas não somente isso. O necessário abraço dos moradores e trabalhadores do condomínio também é fundamental para garantir um bom andamento na administração do lugar. Para isso, algumas habilidades importantes precisam ser estimuladas no síndico: resiliência diante das dificuldades; empatia entre as partes envolvidas e autoconfiança quando decisões forem tomadas. É necessária uma dedicação extra para que o lar dos condôminos seja bem cuidado e organizado!
12 Dicas para um Desempenho Eficiente dos Síndicos:
1) Estruture sua rotina
Enumere todas as tarefas que serão necessárias realizar no decorrer do dia.
Diferencie as pendências nas datas ao qual devem ser resolvidas.
2) Defina as Atividades
Das tarefas verificadas, determinar quais são prioridades e quais não são. Priorize os processos que sejam mais importantes principalmente no quesito para gerar receitas e Prestação de Contas.
3) Conte com o Suporte de todos na equipe do Condomínio
Zelador, Porteiro, Faxineira entre outros funcionários (sendo esses terceirizados ou não) podem e devem dar suporte ao Síndico nas atividades pertinentes do dia dia.
4) Condicione as tarefas que fazem parte da Gestão Condominial
Organizar os dados é muito importante. Com a tecnologia avançada, é possível ter uma forma eficiente, transparente, segura e rápida de armazenar documentos, relatórios, arquivos financeiros e outras informações relevantes de maneira prática. Além disso, poder estar sempre atualizados com facilidade torna todos os processos mais assertivos.
A tecnologia traz também grandes benefícios na geração de boletos para condomínio. Com a cobrança eletrônica é possível receber rapidamente pagamentos e informações que antes eram perdidas no meio do caminho. É um grande passo para maior segurança nos processos da área condominial.
Dessa forma, aliar a tecnologia às necessidades administrativas são essenciais para otimizar os processos do condomínio e melhorar o relacionamento entre administradoras e clientes. Por isso, contar com bons sistemas para gerenciar essas informações torna-se fundamental para qualquer negócio.
5) Seja Claro e Comunicativo
Atualmente um grande diferencial para um Síndico é ter o famoso “Jogo de Cintura” e ser maleável, pois precisa escutar o que os condôminos dizem sobre as principais queixas e os problemas enfrentados no condomínio, ouvir cada versão e tomar a melhor ação para o bem estar geral de todos.
Procure sempre transmitir as informações aos condôminos de maneira clara, objetiva e amigável, além de fornecer relatórios mais detalhados sobre sua gestão. Dessa forma, fomentará uma experiência mais agradável para os condôminos, que poderão ter conhecimento do melhor funcionamento do condomínio. Seja responsável e comprometido com seu trabalho!
6) Conheça bem seus funcionários
Fique por dentro das habilidades, perspectivas e dificuldades de cada profissional responsável pelo condomínio. Esta informação é valiosa para selecionar papéis adequados, distribuir responsabilidade e planejar melhorias. Acompanhe o trabalho dos funcionários de perto e mantenha uma comunicação ativa com todos. Para incentivar a união destes colaboradores e a colaboração entre si, marque reuniões periódicas para que sintam-se realmente apreciados. Além disso, não se esqueça de premiar os serviços bem executados de acordo com as metas estabelecidas. Assim, você os motivará a produzir ainda mais!
7) Foque na Evolução Profissional da equipe. Se possível com cursos, palestras e workshops
É necessário informar os profissionais sobre o mercado e manter-se atualizado com assuntos relacionados a condomínios. Ao preparar os profissionais para executarem as suas funções, é possível prevenir diversos problemas e se dedicar às tarefas estratégicas mais relevantes do local. Essa capacitação torna os colaboradores aptos para lidarem com situações distintas, além de proporcionar um crescimento contínuo no que diz respeito à qualificação da sua equipe. O treinamento deste tipo auxilia na execução de todas as atividades de maneira ágil, assertiva e eficiente, garantindo melhores resultados para o ambiente de trabalho. Além disso, os funcionários adquirem conhecimento completo sobre o assunto em questão, sendo uma forma importante de aprimorar as habilidades dos profissionais da área.
8) Solicite Feedbacks
Isso serve como referência para comparar se o serviço está de acordo ou não com o esperado e para ter base perante equipe, condôminos e outros condomínios. Assim poderá se basear se está realizando um bom trabalho e quais os pontos que devem ser corrigidos o quanto antes.
9) Participe ativamente das atividades do Condomínio
Mesmo sendo Síndico profissional e tendo diversos condomínios para cuidar, é fundamental que o Síndico esteja presente nos condomínios frequentemente, assim terá condições de conversar com funcionários e condôminos e ter ciência dos problemas que estão ocorrendo naquele período e tomar a melhor ação para correção.
10) Gestão de Conflitos
Nem sempre é possível, mas tente chegar num consenso para ambas as partes, pois assim ninguém irá se sentir “injustiçado” e o ambiente ficará mais agradável e leve para a melhor convivência.
Nunca ser parcial para nenhum morador, independentemente do tipo de relação que possa a ter com essa pessoa. Imparcialidade é fundamental nessa profissão do Síndico.
11) Tenha Pro atividade e tome ações o mais rápido possível de forma consciente
Mantenha-se ativo e não hesite em tomar as medidas necessárias para solucionar os problemas que forem surgindo. Se você tem iniciativa, busque uma solução rápida e segura, certificando-se de que cada etapa seja cuidadosamente analisada antes de ser implementada. Assim, você pode aproveitar o melhor resultado possível com o mínimo de esforço. Além disso, é importante que você esteja aberto às novas ideias e olhe para as situações sob diferentes ângulos. Desta forma, você terá a oportunidade de encontrar soluções criativas e inovadoras para qualquer questão. Seja proativo e sinta-se livre para agir rapidamente quando for necessário!
12) Seja correto
O síndico deve buscar e conquistar o respeito e a credibilidade dos moradores e funcionários do condomínio, sempre mantendo a honestidade como principal objetivo. Escolher o caminho correto e ter um comportamento exemplar será essencial para que todos possam contar com este líder na hora de tomar decisões para o bem da comunidade. A transparência nos processos internos de gestão pode ser um grande diferencial para conquistar aliados e obter apoio. O bom relacionamento entre síndico e moradores é fundamental para garantir maior qualidade na administração do condomínio, favorecendo a segurança e bem-estar de todos.
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