Linguagem Fácil e Direta fazem toda a diferença nos Comunicados:

O síndico deve sempre buscar maneiras agradáveis e humanizadas de se comunicar. É importante usar a melhor forma possível para passar sua mensagem, garantindo eficiência e transparência para todos os interessados. O recomendado é escrever de maneira clara, concisa e objetiva. Textos muito longos devem ser evitados, pois além do tempo ocupado do leitor, existe o risco de gerar confusão. Por isso, reflita antes da escrita e revise o que foi dito para não usar termos desconhecidos. Outro cuidado é não exagerar na formalidade. Assim, você conseguirá estreitar relações com seu público-alvo!

Como Criar um Bom Comunicado:

Está com dificuldades para elaborar seu comunicado? Ser claro e direto com os moradores do Condomínio? Então, siga abaixo esses 4 passos para lhe ajudar nessa situação.

 Melhorando assim a convivência e a comodidade dos condôminos

1. Verifique a melhor opção onde colocar esses Comunicados:

Tenha em mente que é primordial que todos os moradores tenham acesso a esse Comunicado, conheça abaixo as duas melhores formas para se comunicar:

Forma Física: Uma ótima maneira de informar e compartilhar notícias importantes com os moradores de um edifício é através da instalação de murais ou quadros de avisos nos locais estratégicos, aqueles que recebem maior fluxo de pessoas, à altura dos olhos para que todos possam ler a informação facilmente. Outra opção, apesar de menos sustentável, seria a distribuição via papel em cada apartamento.

Forma Digital: No entanto, além desses métodos tradicionais existem novas formas de se manter o prédio informado, como por exemplo a utilização da tecnologia digital para estabelecer uma rede de comunicação entre os moradores e a administração do edifício. Atualmente existem diversas plataformas que permitem compartilhar conteúdo em tempo real e possibilitando uma interação entre as partes envolvidas. Portanto, nesse momento é importante considerar todas as possibilidades para melhorar e modernizar a comunicação dentro do condomínio. Podendo ser via Grupo de Whatsapp, Telegram, Envio de e-mails direcionados ou SMS.

Mais pertinente é combinar ambos para que um complemente o outro e dessa forma a informação chegue ao conhecimento de todos que ali residem. Pois atualmente, nem todos tem acesso ou entendimento do meio digital. Por isso ainda é fundamental que a forma física continue.

2. Determine Níveis para casos Urgente e os não Urgentes a serem informados:

Quando o assunto é urgente e não há tempo para esperar a realização de uma assembleia, a melhor solução é optar por um meio de comunicação direta. Nesse caso, é importante que sejam utilizados mais de um tipo de canal para se expressar. Por isso, recomendamos sempre que os moradores do prédio mantenham organizada e atualizada uma lista com todos os contatos possíveis, como telefones, endereços de e-mail, números do WhatsApp etc. Para tornar o processo ainda mais completo e prático, sugerimos que cada morador preencha os dados dos demais habitantes do local, bem como as informações dos respectivos responsáveis da administração do prédio. Dessa maneira, ficará muito mais fácil encontrar o contato certo quando precisar usar essas informações para alguma emergência ou necessidade pontual. Além disso, manter essas informações atualizadas nos dá a certeza de que qualquer problema relacionado à gestão do condomínio será resolvido rapidamente e sem longas discussões entre os moradores.

3. Mantenha os Comunicados Ordenados e Catalogados:

É sempre uma boa ideia manter os documentos de decisões coletivas e comunicados do condomínio arquivados. Por meio deste procedimento, é possível ter acesso às informações pertinentes quando necessário. Além disso, um modelo pré-definido para comunicados de obras e reformas, regras para animais de estimação, limpeza e organização dos espaços em comum, assim como questões relacionadas à segurança também pode ser muito útil nos dias de hoje.
 
Ter todas estas informações devidamente catalogadas contribui significativamente para que haja convivência harmoniosa entre os moradores do condomínio. Com isso, é possível desfrutar ainda mais da interação entre vizinhos e o bem-estar de todos.

4. O que não deve constar em seu Comunicado de forma alguma:

O quadro de avisos do condomínio é uma importante ferramenta de comunicação que precisa ser utilizada de forma responsável. Não são permitidos conteúdos proibidos por lei, tais como listas de moradores inadimplentes e advertências. Assuntos delicados, como mau comportamento de algum morador, não devem ser discutidos nesses espaços e nunca há necessidade de escrever algo grosseiro sobre esse tipo de assunto. Lembrando que isso deve ser tratado diretamente com cada morador evitando assim situações constrangedoras para ambas as partes.
 
Aproveite o quadro de avisos para abordar questões relacionadas ao condomínio e que possam auxiliar os moradores a conhecer melhor suas obrigações com relação às normas estabelecidas. Se necessário, divida em tópicos os avisos para maior facilidade na leitura e compreensão. Além disso, procure sempre verificar se há erros ortográficos antes de postar qualquer material no quadro, pois isso demonstra cuidado e responsabilidade com a informação que está sendo transmitida para todos os envolvidos.
 
Lembre-se: anúncios em geral que tenham fins financeiros, religiosos ou políticos não são permitidos no quadro de avisos do condomínio. Portanto, use essa área somente para informar o que for pertinente ao local e busque manter um tom amigável nas mensagens transmitidas para construir uma boa convivência entre todos os moradores.