O início de um mandato de síndico é muito desafiador. Afinal, há muitas coisas a serem consideradas para garantir o bom andamento do condomínio.

Por isso, trouxemos este guia para te auxiliar nesse momento. Aqui você encontrará informações que vão lhe ajudar na tomada de decisões importantes para a gestão do seu condomínio. Com ele você conseguirá entender aspectos relacionados à administração e também terá o suporte necessário para melhorar o funcionamento da sua edificação. Além disso, aqui você encontrará algumas dicas essenciais para começar seu mandato com tranquilidade e segurança, assegurando que tudo corra bem durante todo esse período. Navegue pelo texto deste guia e descubra tudo o que precisa saber sobre início de mandato de síndico!

Agora que você foi eleito síndico, é o momento ideal para preparar o início de seu mandato e trabalhar em um planejamento eficiente. Comprometa-se a demonstrar a todos os moradores que, mesmo sendo um síndico inexperiente, tem os conhecimentos necessários para conduzir uma administração de qualidade. Você pode contar com muita dedicação, responsabilidade e comprometimento para realizar um grande trabalho. Ao mesmo tempo, investirá tempo na vontade de aprender novos procedimentos e metodologias para organizar cada etapa de sua gestão dentro do condomínio. Aproveite esse desafio para mostrar seu talento!

Introdução:

O mandato do síndico de até dois anos engloba a administração do condomínio, bem como a gestão financeira e a de infraestrutura, sempre com o compromisso de manter a saúde financeira e contábil do empreendimento, além da harmonia da vida em comunidade.

É importante que o novo síndico entenda bem a realidade do condomínio. É preciso fazer um levantamento de todos os pontos positivos e negativos, para desta forma identificar o que deve ser desenvolvido no empreendimento e quais as principais questões que precisam ser resolvidas com maior urgência. Esta avaliação se divide nos planos curto, médio e longo prazos.

Por exemplo, é possível adotar medidas a curto prazo que tragam benefícios rápidos para os moradores, como reduzir tarifas cobradas pelo serviço de limpeza ou manutenção de áreas externas. No médio prazo, é possível investir em melhorias estruturais do prédio, sempre priorizando aquelas consideradas mais urgentes. Por fim, a longo prazo é possível transformar completamente a infraestrutura do condomínio e trazer um maior conforto para todos os moradores. Compreender essa dinâmica é fundamental para garantir uma administração de qualidade no lugar!

Organizar um condomínio não é uma tarefa fácil. No entanto, há alguns passos importantes que podem ser tomados para simplificar a jornada. Um desses passos é criar um cronograma de atividades. Ele deve incluir obras e pequenos reparos necessários, bem como outras ações essenciais. Ao mesmo tempo, o planejamento desenvolvido deve considerar os recursos financeiros existentes e seus limites.

Dessa forma, quando o cronograma estiver pronto, ele deverá ser enviado à assembleia para aprovação. É vital discutir as principais diretrizes desse plano com a equipe envolvida no condomínio para garantir que ele seja factível no longo prazo. Assim, todos poderão trabalhar com cautela e maior transparência para manter as contas em ordem sem comprometer os projetos importantes do condomínio.

O síndico deve apresentar e explicar cada necessidade aos condôminos durante a reunião, apontando as vantagens que cada iniciativa agrega para o condomínio. É importante lembrar também que é ele quem irá propor a criação de um fundo destinado às implementações sugeridas, bem como para outros pagamentos caso seja necessário. Uma ótima forma de garantir que as finanças do condomínio estejam sempre em dia! Assim, todos os condôminos ficam tranquilos em relação à manutenção da propriedade, com serviços eficientes e sempre disponíveis quando precisarem.

Síndico Iniciante – O que precisa verificar?

Administração:

• Tenha em mãos uma lista atualizada de todos os moradores e seus contatos.
• Verifique todos os documentos que o Condomínio possui – Tais como: Contratos de Prestação de Serviços, Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores; Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), Habite-se anterior, brigada de incêndio, análise da água, plantas do condomínio, certificados de dedetização; limpeza de caixas d’´água e outros serviços realizados;
• Certificado Digital atualizado (Dados na Receita Federal). Sem esse documento o Síndico não consegue enviar dados importantes referentes a seus funcionários e inclusive ser penalizado com multas e possíveis processos trabalhistas.
• Atualização de dados bancários quando existe troca de Gestão, evitando assim que o banco bloqueie a movimentação da conta do Condomínio.
• Confirme se o Seguro do Condomínio está em dia e se a cobertura está de acordo com a necessidade atual do condomínio. E nunca esqueça de sua data de renovação!
• Sempre verifique as certidões de débitos negativas, em que se poderá saber se o INSS, FGTS e outros tributos federais e municipais estão em dia. Com esse documento você terá ideia se consta algo pendente de pagamento – como dívidas Fiscais e Trabalhistas.
• Faça uma varredura se existem ações em nome do Condomínio.
• Confirme se os todos os Contratos estão ativos e qual a necessidade de cada um deles. Observe com quais fornecedores foram firmados, o tempo de vigência, o valor etc.
• Tenha conhecimento da folha de pagamento de seu condomínio, quantidade de colaboradores, escala de trabalho, folgas, Horas Extras – Veja se a documentação de todos os funcionários está em ordem.

Finanças:

• Realize um estudo financeiro: examine despesas, orçamento, arrecadação, índice de inadimplência e últimos balancetes; compare o orçamento previsto com o gasto efetivo; Se você notar qualquer discrepância nos documentos financeiros analisados, faça uma auditoria às despesas anteriores; obtenha informações sobre os investimentos do condomínio, como aplicações em fundos multimercado. Além disso, verifique as taxas de juros cobradas em empréstimos e financiamentos realizados pelo condomínio. Estude os registros da administração para avaliar seu desempenho financeiro. Quanto maior sua informação sobre as contas do condomínio, mais fácil será tomar decisões assertivas para otimizar a alocação de recursos e manter a saúde financeira da organização. Verifique se os acordos com os inadimplentes e o condomínio estão sendo cumpridos ou não.

Infra Estrutura:

• Confirme se o Auto de Vistoria de Bombeiros está atualizada.
• Verifique os extintores de incêndio e as datas para troca
• Tenha conhecimento das Obras que estão ocorrendo. Veja as etapas e prazos para conclusão.
• Trabalhe em parceria com o Zelador, para entender melhor o dia a dia da edificação como um todo, quais os problemas que mais ocorrem, quais as reclamações do moradores, e o que está programado para acontecer.
• Tenha em mãos as plantas de Hidráulica e Elétrica do Condomínio, facilitando assim quando um morador precisar reformar ou corrigir algum problema.
• Tire fotos das áreas comuns quando tudo estiver funcionando bem e quando não – assim terá argumentos para apresentar em Assembleias do que deve e não ser feito.
• Tenha conhecimento de todos os equipamentos de segurança, tais como sistema de Câmeras, Cerca Elétrica, Alarmes e tudo que o Condomínio possa vir a ter, para que saiba sobre o funcionamento e a manutenção em momentos críticos.